5 سيناريوهات اجتماع كابوس وكيفية إصلاحها

يجب أن تكون الاجتماعات سحرية.

أستمع لي. قال واحد وسبعون بالمائة من كبار المديرين أن الاجتماعات غير مثمرة وغير فعالة ، وفقًا لـ Harvard Business Review. وقال أربعة وستون بالمائة إن الاجتماعات تأتي على حساب التفكير العميق.

ولكن لا يجب أن تكون على هذا النحو. لقد انزعجت من جميع المشاكل المتعلقة بكيفية اجتماعنا ، لذلك درست وجربت طريقي إلى تعاون أفضل. في عام 2019 ، أطلقت استراتيجية Bonfire بهدف مساعدة الفرق على فتح الأفكار الخارقة من خلال التعاون المُدار.

الحقيقة هي أنه لا يمكنك الاستمرار في فعل الشيء نفسه وتوقع نتائج جديدة.

خصص بعض الوقت لتصميم اجتماعاتك الشخصية وستحصل على نتائج أفضل. تصوير ليزا روسي

إليك بعض مشاكل الاجتماع الأكثر شيوعًا التي رأيناها وبعض الأفكار الجديدة حول كيفية إصلاح الأشياء:

المشكلة: خدش حكة palooza الخاصة بك

خربش من ليزا روسي

السيناريو: حان الوقت لطرح الأفكار. للكاتب أفكار للكتب. مهندس البرمجيات لديه خطوة التطبيق. حتى قط المكتب لديه فكرة إبداعية: يجب على الفريق عمل لوحة خدش جديدة. مع النعناع البري الإضافي. تصبح القضية واضحة: ترتبط فكرة الجميع بما درسوه في المدرسة وشخصيًا وما لا تحل المشكلة المعقدة للعميل.

الحل: سمعت مؤخرًا دريك أستاذ مساعد في التصميم الجرافيكي نيل وارد يصفها بهذه الطريقة: "كونك فنانًا تصنع عملاً لنفسك. كونك مصممًا ، يمكنك إنشاء عمل بناءً على احتياجات الآخرين ". قبل اجتماع العصف الذهني ، يجب على كل عضو في الفريق جدولة محادثة مع عميل مستهدف حول المشكلة التي وافق عليها الفريق. تحدى أعضاء الفريق للتعرف على سلوكيات العميل وقيمه. المهمة هي فقط الاستماع والتعلم قدر المستطاع. ثم ، عندما يحين وقت العصف الذهني ، يخرج أعضاء الفريق بأفكار ورؤى تتعلق بالعميل ، على عكس أنفسهم.

المشكلة: الحصول على ترويج رجل واحد

خربش من ليزا روسي

السيناريو: الجميع يجلسون حول طاولة مؤتمر والمدير على رأس السلطة. حان الوقت لتقديم الأفكار! من الواضح أن شخصًا ما لديه أفكار أكثر من أي شخص آخر. في الواقع ، عندما يتحدث شخص آخر ، يتدخل. لديه الكثير من الأسباب التي تجعل أفكاره هي الأفضل ، بما في ذلك السبب الكبير غير المعلن: إنه مستعد لترقية كبيرة ويعرف أن المدير يراقب. يريد أداء أفضل ما لديه!

الإصلاح: لا تدعو الرئيس إلى الاجتماعات التي تنطوي على العصف الذهني الإبداعي. وهذا يمنح الموظفين مساحة لتحمل المخاطر والأداء دون القلق من الحكم عليهم. إذا كنت تسهّل الاجتماع ، اسأل رئيسك أثناء العمل على انفراد لمساعدتك على فهم المشكلة. بعد الاجتماع ، تأكد من أنها على دراية بالموارد التي ستحتاجها لإجراء بحث وتجارب سهلة لاختبار ما إذا كانت الأفكار الجديدة تعمل. لا تنس أن تسألها عن مساهماتها حول أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين قد يخلقون تأثيرات لم تفكر فيها.

المشكلة: العصف الذهني الطريق إلى لا مكان

خربش من ليزا روسي

السيناريو: يريد قائد الفريق الحديث عن الأفكار. يجلبون ملاحظات وعلامات لاصقة. انهم متحمسون! يطلبون من الناس "تبادل الأفكار". يتحول بسرعة إلى نقاش فلسفي. يستشهد أحد الأشخاص بما سمعه مؤخرًا في بودكاست. شخص آخر يقتبس من عالم قديم. يسرد شخص آخر ما يزعجهم بشأن القضية ويقدم حلولًا من الماضي. يستمر الاجتماع ضعف المدة المتوقعة بدون أفكار جيدة.

الإصلاح: ابتعد عن الملاحظات اللاصقة والعصف الذهني حتى يعرف فريقك الجمهور الذي يخدمونه أو المشكلة التي يجب حلها. إذا كان فريقك لا يعرف المشكلة ، اقض بعض الوقت في الاستماع إلى عملائك الرئيسيين. احتفظ بقائمة مشتركة من المشاكل التي تحتاج إلى حل كطريقة للبدء. إذا كنت لا تعرف جمهورك ، اقض بعض الوقت كفريق لمناقشة من قد تستهدفه كتجربة. قم بتعيين شخص في الفريق لتسهيل اجتماع الفريق بهدف إبقاء العميل والمشكلة في طليعة المناقشة. يمكن أن يكون هذا موقف الدورية.

المشكلة: مهرجان الغفوة.

خربش من ليزا روسي

السيناريو: توجد الكعك في وسط طاولة غرفة الاجتماعات. حان الوقت لتدفق العصائر الإبداعية! واحدًا تلو الآخر ، يشارك الأشخاص أفكارهم بينما يتم تجاهلهم من قبل زملائهم في الفريق الذين ينظرون بإيجاز إلى خلاصاتهم على Facebook.

الإصلاح: تخلص من طاولة المؤتمر واطلب من المجموعات المكونة من خمسة أو ستة أن تقف حول ألواح العلامات أو قطع أكبر من الورق. أطلب منهم أن يذكروا فكرتهم ثم اكتبها على ورقة لاصقة قبل وضعها على لوحة التحديد. اطلب من أعضاء الفريق تجنب تقييم الأفكار حتى وقت لاحق. بدلاً من ذلك ، استمر في ارتداد الأفكار عن بعضها البعض. افترض أن أفكارك رائعة وأفكار زملائك في الفريق أيضًا. على حد تعبير ديل كلوز ، ممثل ومرتجل شهير ، "إذا عاملنا بعضنا البعض كما لو كنا عبقريين وشعراء وفنانين ، فلدينا فرصة أفضل لأن نصبح على المسرح". ولكن ... احتفظ بالكعك. (يعد الماء والفاكهة من الطرق الجيدة لإبقاء الناس في حالة وقود.

المشكلة: ما يحدث في هذا الاجتماع يبقى في هذا الاجتماع

خربش من ليزا روسي

السيناريو: شخص في المكتب يريد أن يكون مبتكرًا. إنهم يفعلون كل شيء بشكل صحيح - هناك وجبات خفيفة ، ولوحات تحديد وتسهيل دقيق لأعضاء الفريق من خلفيات متنوعة ومجموعات مهارات. يعرف الفريق عميله والمشكلة الرئيسية التي يعمل على حلها. الأفكار مبدعة وتبني على بعضها البعض. الجميع مستوحى حقا وطاقتهم ترتفع! عندما يغادرون ، لم يسمعوا بأي من هذا مرة أخرى.

الإصلاح: يجب أن يمنح ميسر الفريق أعضاء الفريق فرصة للتصويت على الأفكار الأكثر توافقًا مع مشكلة العميل. بعد ذلك ، يجب أن تأخذ بعض الوقت للتأكد من أن كل شخص يغادر مع دوره الخاص في الخطوات التالية. بالنسبة للبعض ، قد تكون مقابلة عميل أخرى للتعمق أكثر في مجموعة فرعية من المشكلة. قد يأخذ شخص آخر زمام المبادرة في تحديد موعد اختبار فكرة مع العملاء. قد يلتزم أعضاء الفريق الآخرون بالبحث عن أصحاب المصلحة وغيرهم ممن قد يتأثرون بالفكرة. احصل على تجمع آخر في التقويم يعمل أيضًا كموعد نهائي لقائمة المهام. أخيرًا ، خذ لحظة كفريق للتطلع إلى المستقبل والاحتفال بما فعلته معًا. يجب أن يطلب الميسر من الجميع الوقوف في الدائرة. و ، كل على حدة ، يجب على كل شخص أن يقول شيئًا واحدًا فعله شخص آخر خلال الاجتماع الذي أعجبهم ، وهدف شخصي واحد لديهم للجزء التالي من دورة المشروع.

شارك في كتابة هذا المقال ليزا روسي وناثان جروبر من استراتيجية Bonfire. لمعرفة المزيد عنا ، قم بزيارة موقعنا على www.bonfirestrategy.com أو مراسلتنا عبر البريد الإلكتروني على [email protected]

لتجربة بعض هذه الدروس مباشرة ، قم بالتسجيل هنا للحصول على جلسة تدريبية قادمة حول استخدام التفكير التصميمي في مكان العمل التسويقي.