6 أسباب لفشل مشروعات أتمتة العمليات الآلية (RPA) وكيفية تجنبها

الصورة من chuttersnap على Unsplash

أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) هو موضوع ساخن في مجالات الأتمتة والذكاء الاصطناعي. بشكل أساسي ، RPA هي أداة برمجية تحقق الأتمتة من خلال محاكاة الإجراءات البشرية القائمة على القواعد والمتكررة. يستخدم RPA روبوت أو روبوت لأتمتة العمليات. اليوم ، يوجد العديد من موردي RPA في الصناعة ، واللاعبون الرئيسيون هم Automation Anywhere (AA) و Blue Prism و UiPath. إذا كنت شركة صغيرة أو طالبًا يستكشف حقل RPA ، فإن معظم البائعين يقدمون أيضًا نسخة مجتمعية من أدواتهم مجانًا.

يتبع تنفيذ RPA دورة حياة تطوير النظام (SDLC). توضح هذه المقالة بالتفصيل الفشل المحتمل في مشروع RPA الذي يمكن أن يحدث في مراحل SDLC وكيفية تجنبها.

المشروع RPA مراحل SDLC
1. التخطيط: اختيار العملية الصحيحة للأتمتة 2. التحليل: معركة المتطلبات 3. التصميم: كيفية تجنب إنشاء تصميم حل سيء 4. التطوير: التعرف على الاختلافات البيئية المستقبلية 5. الاختبار: سيناريوهات الاختبار التي غالبًا ما يتم تفويتها في RPA المشاريع 6. الرعاية الفائقة: ماذا لو تعطل الروبوت كثيرًا؟

1. التخطيط: اختيار العملية الصحيحة لأتمتة

الخطوة الأولى في مشروع RPA هي اختيار العملية الصحيحة لأتمتة. يجب أن يكون الشخص الذي يقوم بالاختيار والتقييم على دراية بمرشحي العملية وأداة RPA. هناك طريقتان لتقييم ما إذا كانت العملية مجدية لـ RPA ، وهي الطرق من الأعلى إلى الأسفل ومن الأسفل إلى الأعلى.

طريقة من أعلى لأسفل: اختيار عملية من خلال تحديد الفوائد المتعلقة بالأعمال
طريقة من أسفل إلى أعلى: اختيار عملية من خلال تقييم الجدوى الفنية ذات الصلة

عادةً ما يتم تنفيذ الطريقة من أعلى إلى أسفل بواسطة شخص إداري على دراية بسياق العملية ومعروف بها ، مثل عدد الموظفين المشاركين في العملية ، واتفاقية مستوى الخدمة الحالية ، وتأثير RPA على الآخرين وحدات العمليات والأعمال. عادةً ما تتم هذه الطريقة على مستوى عالٍ جدًا حيث يبحث الأشخاص عن فرص عمليات متعددة في نفس الوقت.

من ناحية أخرى ، يتم تنفيذ النهج التصاعدي من قبل مهندس أو مطور حلول RPA ، الذي يفهم منهجية ووظائف تطوير RPA. يشمل النهج التصاعدي تحديد توفر البيئة اللازمة والأمن وتوافر الروبوت. قد يحدث هذا النهج أيضًا في مرحلة التحليل فقط عندما يجمع المطور المتطلبات.

الوصول إلى عملية مع كلا النهجين يضمن جدوى RPA وتجنب إهدار الموارد في الأنشطة القادمة.

2. التحليل: معركة المتطلبات

عندما يتم اختيار عملية لـ RPA ، يمكننا بعد ذلك البدء في تجميع المتطلبات. إذا كان RPA هو أول مشروع أتمتة للمؤسسة ، فمن المحتمل أن معظم أصحاب المصلحة / المستخدمين ليسوا على دراية بالتكنولوجيا. وبالتالي ، يجب أن يقدم محلل الأعمال RPA مقدمة RPA إلى أصحاب المصلحة المعنيين. سيكون من السهل على محلل الأعمال جمع المتطلبات من المستخدمين عندما يكونون على دراية بكيفية عمل RPA وفوائده. في كثير من الأحيان ، قد يجد محلل الأعمال أن المستخدمين يفوتون بعض الخطوات والنواتج المطلوبة عند مناقشة المتطلبات ، حيث قد لا يكونون على دراية بالأتمتة وإلى أي مدى يمكن أو لا يستطيع روبوت RPA القيام به.

تصوير جيمس بوند على Unsplash

السيناريو الآخر الذي قد يواجهه محلل الأعمال هو طلبات متطلبات إضافية من المستخدمين. القاعدة الأساسية إذا كان يجب إضافة متطلبات إضافية إلى النطاق هي أولاً لفهم مقدار الوقت الذي يقضيه المستخدم في النطاق الإضافي على أساس يومي ؛ وعدد المستخدمين الذين يستخدمون الوظائف من النطاق الجديد. قد يحتاج محلل الأعمال أيضًا إلى قضاء وقت جيد لتحليل المتطلبات الإضافية. قد يضيف النطاق الإضافي بسهولة الجهد / الوقت اللازم لإجراء التطوير والاختبار.

وبالتالي ، من الحكمة التواصل مع المستخدمين حول النطاق وكيف يمكن أن يعوق النطاق الإضافي الجدول الزمني للتطوير.

3. التصميم: كيفية تجنب إنشاء تصميم حل سيئ

بعد فهم المتطلبات ، حان الوقت لإنشاء مخطط للروبوت لدينا! روبوتات RPA هي تقنيات أتمتة مصممة لتقليل مهام العمل الزائدة للبشر ، وبالتالي فهي رائعة في القيام بوظائف متكررة وذات قيمة منخفضة.

تحتوي معظم روبوتات RPA على أربع خطوات نموذجية عند أتمتة العملية ، بما في ذلك استخراج مدخلات البيانات والتحقق منها ، وأتمتة العملية الأساسية (على سبيل المثال ، إدخال البيانات والحسابات) ، وتوليد مخرجات البيانات والنتائج.

يمكنك قراءة المزيد عن الخطوات الأساسية الأربع هنا. نظرًا لأن الروبوتات تقوم بوظائف متكررة ، فإن الكثير من التكرار وما إذا كان المنطق يحدث خلف الكواليس. في مرحلة التصميم ، من المهم الحصول على منطق الترميز الصحيح لتجنب أي مشاكل في التصميم في المستقبل. الأمثلة التالية هي بعض الاعتبارات التي يجب على مهندس الحلول أخذها في الاعتبار عند إنشاء تصميم الحل في مشروع RPA:

نصائح تصميم حلول RPA: 1. يجب أن يكون منطق التكرار الرئيسي لمعالجة جميع السجلات (إدخال البيانات) في مكانه لكل عملية
2. يجب أن يولد الروبوت نتائج لكل سجل (إدخال البيانات) ، مثل "موافق" ، "فشل" والملاحظات إذا لزم الأمر 
3. يجب أن يخطر الروبوت المستخدم عندما يكمل العملية من خلال النافذة المنبثقة ، البريد الإلكتروني ، إلخ.
4. التخطيط بالتراجع: إذا حدث خطأ ، ارجع إلى الخطوة X لمتابعة معالجة السجل التالي
5. تخطيط التراجع: إذا حدث فشل في النظام ، أوقف العملية وأغلق التطبيق قبل خروج الروبوت
6. تأكد من إغلاق جميع التطبيقات المستخدمة قبل خروج الروبوت

يعد قضاء وقت كافٍ في مرحلة التصميم أمرًا بالغ الأهمية لضمان دورة حياة تطوير RPA على نحو سلس. يجب أن تسرد وثيقة تصميم الحل كل الاستثناءات المحتملة التي قد تحدث وتشرح كيف يجب أن تتعامل الروبوتات مع الاستثناءات.

4. التنمية: التعرف على الاختلافات البيئية المقبلة

تعتمد روبوتات RPA على واجهة المستخدم (UI) لمعرفة كيف ومتى يجب إدخال مفتاح اختصار أو النقر فوق إحدى الوظائف أو تنفيذها. تساعد شاشات التطبيق المتطابقة في جميع البيئات (التطوير واختبار قبول المستخدم (UAT) وبيئات الإنتاج على وجه التحديد) على جعل عملية التطوير أكثر قابلية للإدارة. ومع ذلك ، غالبًا ما تكون سلوكيات التطبيق مختلفة قليلاً في كل بيئة وعند استخدامها من قبل أنواع مختلفة من المستخدمين. وبالتالي ، يجب على المطور التخطيط مع خطط "الطوارئ" عند تحديد هذا التناقض.

تصوير كيفين كو على Unsplash

في أفضل سيناريو ، كان يجب على مهندس الحلول تحديد ومعالجة المشكلات في مرحلة التصميم. وبالتالي ، من الممكن أن توجد اختلافات فقط في التنمية. عندما يحدث مثل هذا الموقف ، يجب على المطور أن يناقش مع مهندس الحلول للتحقق مما إذا كان هناك حاجة إلى تصميم حل جديد وإجراء تحليل التأثير على خطوات العملية الأخرى.

هناك قاعدة أساسية أخرى عند القيام بتطوير RPA وهي كتابة الرموز المعيارية وإعادة استخدام الوحدات عند الحاجة. غالبًا ما يواجه مطورو RPA حالات تتطلب تغيير تدفق العملية بسبب الإهمال أو المتطلبات الإضافية. وبالتالي ، فإن الكود المعياري سيوفر الوقت حيث يحتاج المطور فقط إلى إجراء تغييرات على أسطر معينة من التعليمات البرمجية لتعكس التغييرات المطلوبة.

5. الاختبار: سيناريوهات الاختبار التي غالبًا ما يتم تفويتها في مشروعات RPA

هناك مجالان رئيسيان للاختبار على روبوتات RPA: المتعلقة RPA ومتطلبات الأعمال ذات الصلة. عند إجراء الاختبار ، من السهل تفويت المواصفات الوظيفية المتعلقة بتكنولوجيا RPA حيث قد لا تكون مدرجة بشكل صريح في وثائق التصميم. فيما يلي بعض سيناريوهات الاختبار لكلا المجالين:

السيناريوهات المتعلقة بـ RPA - سيناريوهات النافذة ، الكائن غير موجود - روبوتات متعددة تعمل بنفس العملية في نفس الوقت - جميع التطبيقات مغلقة قبل خروج الروبوت - يتم حفظ ملف السجل وقراءته لكل عملية تشغيل
السيناريوهات المتعلقة بالأعمال - سيناريو إدخال البيانات غير متوفر - اسم الإدخال والعمر وحفظ ملف تعريف العميل بنجاح - نتيجة الحساب صحيحة - نتيجة خطأ في الطباعة إذا لم يتم توفير الاسم ومتابعة - عدد عمليات FTE (الماكرو KPI) المحفوظة

تنطبق سيناريوهات الاختبار على جميع البيئات ويجب أن تتضمن اختبار أكبر عدد ممكن من السيناريوهات السلبية ، إن أمكن. في مرحلة UAT ، سيكون المستخدمون قادرين على رؤية الإخراج "المادي" من الروبوت ، وغالبًا ما قد يطلبون تغييرات تجميلية من حيث كيفية تقديم الناتج. لذلك ، يجب على المطورين التحقق دائمًا من المستخدمين إذا كانوا راضين عن نتائج الاختبار.

6. فرط الرعاية: ماذا لو تعطل الروبوت كثيرًا؟

تهانينا! تم نشر روبوت RPA الخاص بك الآن! الآن هي فقط مسألة مراقبة الروبوتات للتأكد من أنهم ينفذون العملية كما تم تشغيلها.

يمكننا تحديد سيناريو على أنه "خلل في روبوت RPA" إذا لم يحقق تشغيل العملية هدف النتيجة المتوقعة / مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) المحددة ، والتي يتم تحديدها عادةً في ميثاق المشروع.

تتضمن بعض نماذج مؤشرات الأداء الرئيسية RPA ما يلي: 
- عدد FTE المحفوظ (الماكرو KPI) -٪ من الوقت / التشغيل الذي يحتاج إلى تدخل بشري - عدد السجلات المراد معالجتها لكل ساعة / يوم - عدد السجلات التي تمت معالجتها بنجاح بواسطة الروبوت

بخلاف مراقبة سلوك الروبوتات والتحقيق في الاستثناءات ، غالبًا ما يفوت الناس تسجيل وقياس فعالية الروبوتات. وبالتالي ، يجب على فريق RPA إعداد قائمة بمؤشرات الأداء الرئيسية لقياس والموارد المخصصة لفهم وتحليل ما إذا كان تنفيذ RPA ناجحًا.

في ملاحظة جانبية ، يلزم إجراء تحسينات إذا كانت الروبوتات لا تعمل على النحو المتوقع أو تتسبب في الكثير من الاستثناءات للمستخدم. من المعتاد نشر عملية لمدة 2-3 مرات في بيئة الإنتاج إذا كان هذا هو أول مشروع RPA الخاص بك.

تصوير فيليب جليكمان على Unsplash

أتمتة سعيدة!