8 خطوات لاجتماع ناجح عن بعد - كيفية نقل نادي توستماسترز عبر الإنترنت

هل تفكر في نقل نادي توستماسترز عبر الإنترنت؟ أمس ، غطت أصوات ويليامزبرغ مع النجاح! تابع القراءة لاكتشاف كيف يمكن لناديك القيام بذلك بسرعة وفعالية أيضًا.

مثل يوم ثلجي ... بدون ثلج ...

مثل الإعصار ... بدون الرياح أو الفروع المتناثرة أو الشواء المجتمعي لتنظيف المجمد ...

التعامل مع الوباء كان مختلفاً.

الانبساطيون بالجنون. إنهم يمشون الكلب أكثر من المعتاد. حتى يتمكنوا من الخروج من المنزل ويقولون مرحبا لجيرانهم من مسافة آمنة.

حتى الانطوائيون يتعبون من الصمت الغريب.

نحن عالقون في المنزل.

لذا كيف يمكننا أن نبقى على اتصال ونشاط وننمو كأفراد ومجتمعات ونوادي توستماسترز؟

بالنسبة لـ VOICES of Williamsburg in District 66 ، الجواب هو عقد المؤتمرات عن بعد.

بصفتي مؤلف الإعلانات ، أعيش بالفعل وأعمل عبر الإنترنت مع العملاء في جميع أنحاء العالم. مع عمل العديد من أعضاء النادي أيضًا بشكل روتيني وعقد المؤتمرات عن بعد ، كان نقل الاجتماعات إلى مؤتمرات Zoom هو الحل المثالي.

التقينا بالأمس في اجتماعنا صباح الاثنين الرائع. ومن المقرر أن نقوم بذلك مرة أخرى الأسبوع المقبل.

كانت ردود الفعل إيجابية للغاية.

أعضاء النادي يواجهون الحجر الصحي والعزلة الممكنة على اتصال وجها لوجه مع الزملاء في الوقت الحقيقي. نحن نزدهر عندما نواصل دعم وتشجيع بعضنا البعض ، وتطوير المهارات وتبادل الأفكار الجديدة!

شاركنا المعلومات والموارد التي تدعم صحة وسلامة المجتمع. قدم أحد الأعضاء كلمة بعنوان "الوضع الطبيعي الجديد". جمعت بين الإحصائيات المدروسة جيدًا مع جرعة جيدة من الفكاهة لتخفيف معنوياتنا.

تقدم أعضاء النادي في برامجهم التعليمية ومهارات العرض التقديمي المحسنة عبر الإنترنت. تعد اجتماعات Toastmasters عبر الإنترنت المكان المثالي لممارسة مهارات العرض التقديمي للندوات عبر الإنترنت والمؤتمرات عبر الإنترنت واتصالات الفيديو الداخلية. نحصل على تعليقات فورية حول وضع الكاميرا والإضاءة واستخدام الصور الرسومية. نواصل العمل على بنية الكلام ، كلمات الحشو ، والإيماءات ، والمزيد. سيكون توستماسترز الذين يجتمعون عبر الإنترنت مستعدين للقاء المستقبل الرقمي وجها لوجه ، والاحتراف ، والبيتزا.

وبالتالي …. الآن بعد أن أثبتنا أن تحقيق الفوز الرقمي واضح ، ما الذي يمكن أن يفعله ناديك لنقل الاجتماعات عبر الإنترنت وجعلها تسير بسلاسة؟

8 خطوات لنجاح الاجتماع عبر الإنترنت لنوادي توستماسترز

1 - اخرج الكلمة مقدما

يستيقظ أحد أعضائنا في الساعة 4:30 صباحًا للتوجه إلى اجتماعاتنا في السابعة صباحًا. نحن مجموعة مخصصة! ومع ذلك ، قد يحتاج العضو الأكثر ولاءً إلى مزيد من التشجيع عند مواجهة الإنترنت.

دع أعضاءك يعرفون كيف ستجتمع. تضمين RSVP مع البريد الإلكتروني الخاص بجدول الأعمال الأسبوعي وتحديث النادي. قم بتوفير تعليمات خطوة بخطوة للانضمام إلى المؤتمر. تواصل عبر الهاتف مع أي شخص قد يحتاج إلى مساعدة إضافية. وتقديم اجتماعات تجريبية مقدما لأي شخص يريد ممارسة الوصول إلى وظائف الفيديو والصوت.

2 - اطلب من الجميع الوصول مبكرًا

واحدة من أعظم مزايا الاجتماعات عبر الإنترنت هي التحرر من حركة المرور! لماذا لا تستخدم 10-15 دقيقة من وقت السفر هذا لتظهر مبكرًا؟ يمنح هذا المشاركين فرصة تشغيل أجهزة الكمبيوتر أو الأجهزة الأخرى بشكل كامل. تحصل على مخزن مؤقت مدمج لأي تأخير في الوصول إلى الروابط و / أو تنزيل التطبيقات و / أو دخول الاجتماع. وهناك المزيد من الوقت المتاح لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها. لان. إنها تقنية. الامور اللتي تحدث.

3 - العمل معًا كفريق

في يوم الاثنين الماضي ، كنت ممتنًا للقادة الذين حثوا على الصبر وشجعوا الأعضاء على دعم بعضهم البعض أثناء تصفحهم للأجهزة والبرامج عبر الإنترنت. بينما أستخدم برنامج Zoom وبرامج المؤتمرات الأخرى بشكل متكرر على سطح المكتب والكمبيوتر المحمول ، لا أستخدم أجهزة iPhone و iPad. لحسن الحظ ، كان أعضاء النادي الآخرون قادرين على تقديم دعم استكشاف الأخطاء وإصلاحها. قوتك في مجتمعك.

4 - اطلب من المشاركين أن يكتموا أنفسهم عندما لا يتحدثون

سوف يجلب العمل والاجتماعات في المنزل الصوت المحتوم للخلاطات ، والأطفال ، وكلاب النباح إلى اجتماعك. قلل الضوضاء إلى الحد الأدنى من خلال النقر على زر كتم الصوت. ستظهر احترامًا وستقل احتمالية تشتيت انتباه زملائك المتحدثين.

5 - تشجيع المشاركين على ارتداء سماعات الأذن أو سماعات الرأس

يقلل ارتداء سماعات الأذن أو سماعات الرأس من الضوضاء والتعليقات الإضافية ، بحيث يمكن للجميع سماعها بوضوح أكبر. يتيح التوصيل أيضًا تسجيلات ذات جودة أفضل.

6 - راقب المؤقت

من السهل جدًا العمل الإضافي دون وجود مؤقت يجلس أمامك في المساحة الحقيقية. اطلب من مؤقِّتك حمل أشياء أو بطاقات خضراء وصفراء وحمراء على الكاميرا في الفواصل الزمنية المناسبة. ابحث عن الإشارات عندما تتحدث. وإذا فاتك الحديث وواصلت الحديث ، فحاول مرة أخرى الأسبوع المقبل. نحن جميعاً نقوم بالتعديل.

7 - إنشاء مسح لمواضيع الجدول

في حالة عدم وجود أوراق الاقتراع الورقية ، ستحتاج إلى طريقة لتحديد الفائز بمواضيع الجدول دون الكشف عن هويتك. لقد أنشأت نموذجًا بسيطًا من Google بسؤال واحد: "حدد خيارك الأول للفائز بموضوعات الطاولة اليوم". سرد خيارات الإجابة أسماء المشاركين مع مربعات الاختيار. في نهاية الاجتماع ، شاركت رابطًا للنموذج في التعليقات والبريد الإلكتروني. سمحنا بضع دقائق للتصويت قبل الإعلان عن الفائز. قدمت النهاية الخلفية للنموذج (مرئية لي فقط) نتائج تلقائية كاملة مع مخطط دائري. لقد شاركت اسم الفائز فقط. ضع في اعتبارك تعيين شخص أو شخصين ليكونا سيد النموذج في كل مرة. يمكنهم بسهولة مراجعة النموذج الأصلي وإعادة استخدامه للاجتماعات المستقبلية.

8 - احتفل!

حتى عبر الإنترنت ، يمكنك تقديم التصفيق وتقديم الجوائز والإعلان عن أحداث جديدة ... قد تبدو مختلفة قليلاً. قد يختار أعضاء النادي ، كما فعلنا ، البقاء صامتين ، بحيث يصبح التصفيق مرئيًا حصريًا. احلم برسم مجنون كبير ليقول "تهانينا" لإكمال المستوى ، أو المشاركة في مسابقة ، أو الفوز بموضوعات الطاولة. لا تعرف من أين تبدأ؟ ماذا عن تصميم شريحة بحجم العرض التقديمي على Canva ، باستخدام القوالب والصور المجانية الخاصة بهم؟

خاتمة

أخيرًا ، مع تغير الأحداث العالمية بوتيرة سريالية ، فلنعمل على دعم بعضنا البعض كمجتمع. إن المهارات التي نواصل تطويرها خلال هذه الأوقات الصعبة ستمكننا من الازدهار في مكان العمل المتصل بالمستقبل.