الأتمتة: كيفية توفير المال لعملك

الأتمتة ، على الرغم من كونها مفهومًا جديدًا في مجال الأعمال ، إلا أنها كانت موجودة منذ عقود. أولاً البدء في مصانع المعالجة ؛ بدأت الأتمتة في تسهيل حياة العمال منذ أيامها الأولى.

الأتمتة هي عملية جعل بعض عمليات الأعمال تلقائية بدلاً من استخدام العمالة البشرية من أجل زيادة الكفاءة. تساعد الأتمتة الشركات على تجنب إهدار الموظفين 22 ساعة في الأسبوع في المهام البسيطة. أثناء زيادة كفاءة شركتك ، هناك العديد من الفوائد الإضافية الأخرى للأتمتة بما في ذلك البيانات الأكثر دقة ، بالإضافة إلى الأموال التي يتم توفيرها في تكاليف العمالة.

إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ عند البحث عن أتمتة بعض عمليات عملك ، فراجع قائمة الأشياء التي يمكنك أتمتتها.

1 برنامج أتمتة البريد الإلكتروني

قد يكون إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى عملائك أو عملائك واحدًا تلو الآخر مستهلكًا للوقت ومملاً. لا يستغرق الأمر وقتًا بعيدًا عن يوم الموظف فحسب ، بل يمكن أن يؤدي أيضًا إلى حدوث أخطاء بشرية. طريقة رائعة لإزالة الرتابة من إرسال عدة مئات من رسائل البريد الإلكتروني هي استخدام نظام أتمتة.

تبدو أتمتة رسائل البريد الإلكتروني غير شخصية ، ولكن أنظمة الأتمتة تجعل من السهل للغاية إضافة جميع المعلومات ذات الصلة من أجل تخصيص كل بريد إلكتروني قبل إرسالها. ببساطة إنشاء ورقة إكسل مع اسم العميل واسم العائلة ، ومبلغ الدفع ، والعنوان ، وما إلى ذلك ، وتحميلها في برنامج الأتمتة سيضمن إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بطريقة شخصية في كل مرة.

سيوفر أتمتة البريد الإلكتروني الجماعي عدة ساعات كل أسبوع يمكن لموظفيك استخدامها للتركيز على مهام أكثر إلحاحًا وضاغطة. وهذا بدوره يوفر ساعات العمل المدفوعة في تكاليف العمالة باستخدام منصة أتمتة بريد إلكتروني مجانية أو رخيصة.

2 برنامج مركز الاتصال التلقائي

هناك طريقة أخرى للاستفادة من موظفيك بكفاءة أكبر وهي ألا تعطل وقتهم من خلال جعلهم يردون على المكالمات الهاتفية. يطلب المتصلون في كثير من الأحيان معلومات يسهل العثور عليها. سيساعد إعداد نظام الرد التلقائي على مساعدة العملاء بشكل أكبر وإرسال الطلبات إلى القسم المناسب تلقائيًا.

وهذا يضمن تسليم عميلك إلى القسم المناسب ، مما يوفر الوقت ويمررها إلى أقسام مختلفة قبل أن يصل إلى القسم الذي يحتاجه. وهذا يوفر أيضًا وقت موظفيك من خلال السماح لهم بالعمل على أشياء أخرى والسماح لخدمة تلقائية بتصفية احتياجات العميل قبل وصولها إليهم. هذا من المحتمل أن يسهل التعامل مع الطلب ويضيع وقتًا أقل لموظفيك وبالتالي توفير الوقت والمال لك.

3 أتمتة للتوظيف

هناك طريقة رائعة لاستخدام الأتمتة لعملك وهي أتمتة بعض عمليات التوظيف الخاصة بك. يمكن أن يكون التوظيف في بعض الأحيان عملية طويلة ومزعجة ، لذلك يمكن أن يساعد التشغيل الآلي لها في تخفيف بعض الآلام التي تصاحبها.

ابدأ بنشر الوظائف على لوحات الوظائف عبر الإنترنت. تمنحك العديد من مواقع مجالس العمل الفرصة لإضافة أسئلة مؤهلة إلى تطبيقك مما يجعل من الأسهل عليك أن تطرد الموظفين دون الحاجة إلى قضاء الكثير من الوقت في فحص التطبيقات. هناك طريقة أخرى تساعد بها لوحات الوظائف عبر الإنترنت في توفير الوقت والمال في عملية التوظيف لديك ، وذلك من خلال تحليل السير الذاتية للمتقدمين وخطابات التغطية لمعرفة مدى توافقهم مع الوظيفة الشاغرة. يمكن أن يساعدك هذا بسهولة في إقصاء المزيد من المرشحين ، مما يتركك مع أكثر المؤهلين فقط.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعدك استخدام برنامج فحص الخلفية الآلي في القضاء على المرشحين غير المناسبين لهذا المنصب. وفقًا لشركة فحص خلفية الموظف ، يحتوي حوالي 53 ٪ من طلبات العمل على معلومات غير دقيقة. من المهم التخلص من المرشحين غير المخلصين حتى قبل أن يحصلوا على فرصة للعمل في شركتك حيث قد يكون من المكلف استبدالهم بشكل أكبر (حوالي 4،129 دولارًا). من خلال أتمتة هذه العملية ، يمكنك الوصول إلى نتائج سريعة وسهلة القراءة ، مما يوفر لك وقت إرسال طلب فحص الخلفية لكل مرشح على حدة.

4 برامج إدارة علاقات العملاء

قد يكون الاضطرار إلى متابعة بيانات العملاء مهمة ضخمة مليئة بعدم الدقة البشرية. خاصة عندما يكون لديك عملاء محتملين قادمون من عدة مصادر مختلفة ، فإن وجود برامج يمكنها تتبعهم جميعًا في مكان واحد يساعد على تنظيم معلومات العملاء المحتملين بشكل أفضل.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود برنامج CRM يمكن أن يسهل الاحتفاظ بنظام من الضوابط والتوازنات. إن وجود جميع بيانات العملاء الخاصة بشركتك في مكان واحد يجعل من السهل على الإدارة العليا تحديد من يمكنه الوصول إلى المعلومات ، وبالتالي حماية بيانات العملاء الخاصة بك ، مما يجعل من الصعب على أي شخص اختراق نظامك وجمع بيانات شركتك التي يمكن أن تكون إصلاح مكلفة.

يجعل برنامج CRM البيانات داخل الشركة متاحة للإدارة العليا من منظور شامل ، ولا يتركك تعتمد على كلمة الموظف حول أداء عملائهم. يمنحك برنامج CRM تحليلات في الوقت الفعلي حول أداء كل عميل من عملائك ويسمح لك بوضع البيانات خلف ما إذا كان الموظف يستحق ترقية أو إجراء تصحيحي. يمكن أن يساعدك هذا في تصفية أقل من الموظفين المرغوب فيهم الذين يفقدون بصماتهم باستمرار ، مما يوفر لك المال الضائع مع الموظفين الكسولين.

افكار اخيرة

هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها أتمتة عملك من أجل تشغيله بكفاءة أكبر ، ومن خلال البدء بهذه الخطوات الأربع ، ستكون في طريقك. كما تعلم ، يمكن استخدام الأتمتة بطرق صغيرة للمساعدة في إحداث تأثير كبير على أرباحك النهائية. تعد كل طريقة من هذه الطرق الأربع لأتمتة عمليات عملك طريقة مؤكدة للمساعدة في توفير المال مع زيادة الكفاءة وفعالية عملك.

سامانثا روب حاصلة على بكالوريوس العلوم في إدارة الأعمال. وهي محرر مساهم في 365businesstips.com وتدير مدونة شخصية sjruppy.com. تعيش في سان دييجو ، كاليفورنيا وتستمتع بقضاء الوقت على الشاطئ وقراءة اتجاهات الصناعة الحالية والسفر. لا تتردد في التواصل معها على LinkedIn.