أفضل الممارسات: كيفية تسهيل ورشة عمل افتراضية؟

دع التعاون عن بعد والتحول الرقمي يفتحان أبوابًا جديدة لتحقيق الاستقرار والانتعاش والنمو المستقبلي. هذا هو الوقت المناسب لأي منظمة لإشراك الناس في التفكير معًا ومشاركة الأفكار والمشاركة والتقدم بشكل تعاوني - حتى من المنزل.

هذه هي أفضل 26 ممارسة لدينا حول كيفية استضافة ورشة العمل الخاصة بك على الإنترنت ، وسأشرح لك خطوة بخطوة. هذه النصائح من أكثر من 500 ورشة عمل حول التعاون عن بُعد والأفكار التي قمنا بتسهيلها فعليًا. كانت هذه جلسات التفكير لموظفي الشركات الكبيرة ، و Sprints Design الافتراضية بما في ذلك الشركات الناشئة والموجهين. لدينا خبرة في جلسات الإنشاء المشترك لموضوعات التأثير الاجتماعي ، والتي تشمل مجتمعًا كبيرًا وموزعًا من الناس من أكثر من 20 دولة يفكرون معًا في كيفية إنشاء مجتمعات أكثر شمولاً.

تتسم ورش العمل هذه عبر الإنترنت بالمرونة ، ويمكنك استخدامها لأي شيء تقريبًا عندما تريد أن يتفاعل المشاركون مع بعضهم البعض ، وتبادل الأفكار ، ومناقشتها والتوصل إلى استنتاج مشترك. إذا كنت بحاجة إلى إحضار مجموعة من 3 أشخاص ، أو إذا كنت بحاجة إلى جمع مجموعة تضم أكثر من مائة شخص معًا والتوصل إلى حلول إبداعية أو التعلم من خلال التجربة ، فإن هذه النصائح لك ، وهذا هو الشكل المثالي.

دعونا نقفز إلى ذلك!

لذلك أول شيء - التحضير

يستغرق التحضير حوالي 70٪ من العمل لورشة عمل عن بعد ناجحة. على الأرجح ستحتاج إلى استثمار المزيد من الوقت فيه أكثر مما تحتاجه في بيئة شخصية لأنك ستحتاج إلى جدول أعمال أكثر تفصيلاً مع مساحة أقل للارتجال.

لإعدادك ، ستحتاج إلى دعوة أصحاب المصلحة المناسبين ، واختيار المنصات ، وإشراك ميسر مشارك إذا كنت أكثر من 15 شخصًا تنضم ، وصياغة جدول أعمالك ، وإرسال الدعوات التي تحتوي على أهم الأجزاء من هذه الأجندة.

  • ابدأ لماذا. عندما تبدأ تحضيرك وصياغة جدول أعمالك ، فكر مليًا في السبب. ما الذي تريد تحقيقه بنهاية هذه الجلسة؟ فكر في ما هو أفضل سيناريو ، إذا ترك الجميع نشيطًا ومستعدًا لمواجهة التحديات. ما هو التأثير الإيجابي الذي يمكننا تحقيقه معًا؟ كلما كنت أكثر واقعية وتحديدا عندما تتخيل هذا السيناريو السعيد وورشة عمل ناجحة ، يمكنك الاستعداد بشكل أفضل.
  • ادع أصحاب المصلحة المناسبين. إشراك وإبلاغ أصحاب المصلحة في أقرب وقت ممكن. أبلغهم ودعوتهم لإجراء مكالمة قبل ورشة العمل حيث يمكنك بدء البحث. إذا لم يتمكنوا من ذلك ، قم بإجراء مقابلة مع ما لا يقل عن 2-3 أشخاص في مكالمة قصيرة حول ما حدث من قبل وكيف يتصورون النتيجة المستهدفة.
  • قم فقط بما يكفي من البحوث. اسأل عن وثائق الخلفية إذا كانت متوفرة ، انظر إلى البيانات أو التحليلات. قم بإجراء مقابلات حول توقعات المشاركين إذا كنت ترغب في تطوير لعبتك بشكل ملحوظ.
  • امتلك مُسَاعِد مشارك يزيد عن 30 مشاركًا (أو أكثر من 15 ، اعتمادًا على مستوى ثقتك). يمكن أن يساعدك الميسر المشارك من خلال الاهتمام بالتوقيت ، يمكنه إدارة التكنولوجيا ، والإجابة على الأسئلة والتعليقات في الدردشة ، ودعوة الأشخاص إلى غرف الاختراق أو إنهاء غرف الاختراق. معًا يمكنك التركيز بشكل أفضل. يمكن لهؤلاء الأشخاص قيادة المناقشات في غرف الاستراحة وتوجيه الفرق أيضًا.
  • خطط بفواصل. يمكن أن تستغرق ورش العمل هذه عبر الإنترنت في أي مكان من 60 دقيقة إلى نصف يوم. إذا كنت ترغب في عقد ورشة عمل لمدة يوم واحد عن بعد ، فإننا نوصيك بشدة بتقسيمها إلى يومين ونصف مع فترات راحة منتظمة بين كل 1 - 1.5 ساعة. يتطلب الانضمام إلى جلسة افتراضية المزيد من الطاقة والمشاركة من قبل المشاركين. من الصعب دائمًا التركيز على مكالمة افتراضية ، لذلك يحتاج الأشخاص إلى الوقت في كثير من الأحيان للتحديث أكثر مما يحتاجون إليه شخصيًا.
  • جدول أعمال مفصل. مع انضمام الأشخاص البعيدين ، تقل احتمالية الارتجال. إذا لم يكن لديك هيكل قوي وجدول أعمال مفصل ، فقد يكون ذلك أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة للمشاركين. نظرًا لأنك ستفقد التواصل البصري مع الأشخاص ، فستحتاج إلى وضع جدول زمني أكثر صرامة مع معرفة متى تريد بالضبط المضي قدمًا وأي التمارين ستأتي في ذلك الوقت. لنفترض أن ورشة العمل تدور حول حل المشكلات بطريقة إبداعية حول تحدي معين. في جدول الأعمال ، يرى المشاركون أنه قد يكون هناك 5 نقاط فقط: 1. مقدمة ، 2. صياغة المشكلة 3. التفكير ، 4. التقييم ، 5. الحلول والاستنتاجات ذات الأولوية. من ناحية أخرى ، نحن ، الميسرين ، بحاجة إلى جدول أعمال أكثر تفصيلاً مع الأنشطة المخطط لها تقريبًا دقيقة بدقيقة مع التوقيت الدقيق.
  • الممارسة ، ولكن لا تتدرب. لا تكتب جمل كاملة لما ستقوله. إذا كنت لا تزال تريد القيام بذلك ، احترس. غالبًا ما تكون جملنا المكتوبة أطول وأكثر تعقيدًا من جملنا المنطوقة. إنه يجعل من الصعب على الناس الاستماع والاستمرار في الانخراط. اجعلها طبيعية ومحادثة قدر الإمكان. أخرجه. بالتأكيد لا تقرأ جملك. إذا كنت ترغب حقًا في التأكد من أنك تمارس جيدًا ، فحاول تسجيل ما ستقوله وشاهد مدى سهولة المتابعة. فقط كن واثقا وسوف تظهر :)

اختيار الأدوات المناسبة

ستحتاج إلى نوعين من الأدوات:

أدوات عقد المؤتمرات للتحدث مع المشاركين ورؤية بعضهم البعض من خلال الكاميرا. ستستخدم أداة المؤتمرات لتخصيص المشاركين في غرف جانبية. يمكنك استخدام: Zoom (يعمل بشكل رائع مع غرف الاختراق والاستطلاعات المدمجة ، السبورة البيضاء) ، Google Hangouts ، Webex ، Microsoft Teams ، Bluejeans ، Youtube live ، Slack.

أدوات التعاون والتفكير: Be-novative ، Mural ، Miro ، Klaxoon ، العروض التقديمية من Google أو مستندات Google ، تكبير السبورة المدمجة ، Sharpies والأوراق الفارغة والهاتف لتحميل الصور.

  • كن على اتصال مع فريق دعم الأدوات. استخدم أدوات الدعم طوال ورشة العمل. تواصل مع فريق الدعم قبل الحدث. تأكد من أنهم يعرفون ذلك ومن أنهم متاحون وتحدث خلال العملية أو النصائح وأفضل الممارسات لمعرفة ما إذا كانت لديهم أفكار إضافية.
  • شغل جلسة اختبار. قم بإجراء اختبار باستخدام الأدوات التي اخترتها قبل الجلسة. يمكنك أن تطلب من الزميل أو الزوج أو الانضمام ربما من هاتفك وسطح المكتب لمعرفة كيف ستسير كل نشاط.
  • الاشتراك قبل الحدث. إذا أمكنك ، اطلب من المشاركين التسجيل أو تنزيل الأدوات التي ستستخدمها معًا أثناء ورشة العمل الخاصة بك. يجعل الحياة أسهل.
  • تجاهل الجميع. قد يكون هذا واضحًا للغاية ، لكني رأيت الكثير من الاجتماعات التي بدأت بضجيج صدى عالٍ وكان الجميع يحاول تخمين من هو الكمبيوتر المحمول. أو ضجيج من الخلفية. أنت فقط لا تريد الإلهاء. يمكنك تشجيع الجميع رغم ذلك على إبقاء الكاميرا قيد التشغيل.
  • استخدم وضع "لا تزعج". لا توجد مكالمات ، لن تطفو أي إخطارات بالبريد الإلكتروني والتباطؤ عند مشاركة شاشتك إذا نقرت على وضع عدم الإزعاج في الكمبيوتر من القائمة الرئيسية.

كيفية تسهيل ورش العمل عن بعد الخاصة بك؟

workshops أكثر ورش العمل جاذبية وكفاءة هي تلك التي يستمتع بها المشاركون ويشعرون أنهم تعلموا شيئًا جديدًا ، ربما من خلال نشاط جديد أو التفكير مع الآخرين. قبل ورشة العمل ، حاول الدخول في هذه الحالة الإيجابية للعقل. نوصي بشدة بالتأمل لمدة 5-10 دقائق قبل تخيل كيف ستنجح الجلسة بأكملها. ما عليك سوى التعرف على الوجوه السعيدة في نهاية الحدث ومحاولة ملاحظة ما قمت به بشكل جيد في هذه الورشة الخيالية. فقط كن إيجابيا ، إنها عقلية جذابة!
  • الأنشطة التي يمكن القيام بها في المجموعات الصغيرة:

الأفكار (العصف الذهني) ، ومناقشة الأسئلة ، كيف يمكننا - مشكلة التأطير ، بلورة فكرة ، سؤال وجواب على أساس الموضوع ، مشاركة التجربة السابقة ، تخطيط خريطة الطريق ، إنشاء خرائط رحلة العملاء ، العمل مع اللوحات

  • الأنشطة التي يتعين القيام بها في أزواج:

مشاركة الخبرة الشخصية ، ومناقشة الرسومات التي تم إجراؤها بمفردها ، و 5 اختبارات ثانية مع نماذج أولية ، وجلسة نقد / قبعة سوداء حول قابلية استخدام النموذج الأولي ، 5 أسباب: تحليل السبب الجذري للمشكلة

  • الأنشطة التي يجب القيام بها بشكل فردي (والمناقشة في مجموعة):

رسم نموذج أولي Crazy8 ، تخطيط الشخصية ، القصة المصورة ، تخطيط عناوين المستقبل لفرضية القيمة ، النماذج الأولية السريعة

  • الوجبات الخفيفة والقهوة والمشروبات الغازية على الجانب تساعد المشاركين على الوقود أثناء ورشة العمل. شجعهم على إحضار الوجبات الخفيفة والمشروبات إلى طاولتهم.
  • استخدام الثلج - إحماء الأشخاص بالأنشطة الاجتماعية والأسئلة العشوائية للإجابة أو المواضيع التي ستناقشها سيخلق مساحة آمنة. قم بإشراك المشاركين في التصويت في تصويت على الجمل التي يوافقون عليها أو لا يتفقون معها وناقشوا النتائج. بهذه الطريقة يتعرف الناس على الآخرين في ورشة العمل ويجعلونهم يجربون الميكروفونات الخاصة بهم بشكل مريح. يحب بعض الميسرين استخدام حقائق عشوائية خارج الموضوع يمكن للجميع مشاركتها عن بعضهم البعض. على سبيل المثال: الرياضات المفضلة التي جربوها على الإطلاق ، أو أكثر روتينهم الصباحي المفضل. ربما يمكنك إنشاء قائمة بأنشطة كسر الجليد التي يمكنك مراجعتها والاختيار من كل مرة يكون لديك ورشة عمل جديدة قادمة.
  • MUSIC - نحب استخدام قائمة تشغيل AJ & Smart. إنه يزيد بشكل كبير من المشاركة. يمكن للناس الاستماع إليها عندما يرسمون بشكل فردي. بدلاً من العمل في صمت ، فإن الاستماع إلى نفس الموسيقى لديه شعور بأننا في نفس الغرفة ويزيد من التفاعل.
  • استخدم الغرف الفاصلة. إذا كان لديك أكثر من 4-8 أشخاص للانضمام ، فمن الأفضل تقسيم الأشخاص إلى مجموعات صغيرة متزامنة. يمكن لهؤلاء الأشخاص مناقشة المهمة أو الموضوع معًا ، كما لو كانوا جالسين حول طاولة. الحجم المثالي للمجموعة هو 3-5 أشخاص على الإنترنت للتأكد من حصول الجميع على فرصة للتحدث. يمكنك إنشاء ما يسمى بغرف الاختراق في Zoom والقيام بأنشطة المجموعات الصغيرة هناك. عندما ينتهي النشاط ، سيكون لديك 60 ثانية للتفاف والعودة إلى الغرفة الرئيسية. يمكنك بالفعل قضاء الكثير من الوقت في غرف الاستراحة.
  • فكرة افتراضية. اطلب من الأشخاص الانضمام إلى تحدي التفكير المبدئي في نفس الوقت ، حيث سيساعدك الميسر الافتراضي AI على إنشاء مجموعات صغيرة من الأشخاص تلقائيًا استنادًا إلى الذين ينقرون على زر "الانضمام" في نفس الوقت. سوف يمر كل مشارك بمراحل من مشاركة الأفكار باستخدام الإلهام المضمن وتقييم الأفكار حول التأثير - الجدوى وإضافة الاقتراحات إلى أفضلها والوصول إلى مفاهيم الأفكار ذات الأولوية في 30 دقيقة. ثم يمكنك أن تطلب من الناس مناقشة الحلول المباشرة التي ستحل المشكلة التي تم إنشاؤها بشكل أفضل وفقًا للجميع.
  • شارك عنوان URL في الدردشة إذا كنت تستخدم أداة. دائمًا ما يكون النقر على عنوان URL من الدردشة أسهل بالنسبة لمعظم المشاركين.
  • ضع المهمة على شاشتك ومشاركتها. عندما تعلن عن مهمة ، شاركها على شاشتك أثناء استمرار النشاط. قم بتضمين عدد الدقائق التي يجب على المشاركين إكمالها.
  • استخدم المؤقت. اعرض مقدار الوقت المتبقي للمشاركين في التمارين. بهذه الطريقة يمكنهم التنقل بشكل أفضل للتقدم بشكل جيد نحو حلهم وإدارة وقتهم بشكل أكثر ذكاءً.
  • تشمل القصص والأمثلة. للتعلم ، القصص الشخصية لها تأثير أعمق. شارك دائمًا أمثلة على ما هو متوقع في نهاية النشاط من المشاركين. تذكر النتيجة المستهدفة الإيجابية :)
  • إشراك الجميع. اطرح سؤالاً أو اكتب للجميع أو لأشخاص معينين في الدردشة الخاصة يسألون عما إذا كانوا بحاجة إلى أي مساعدة. لا تتردد في الاتصال بأشخاص عشوائيين لإظهار نتائج نشاطهم. التخطيط لجلسات تصويت منتظمة. هذه الاستطلاعات المثيرة للاهتمام يتفاعل الناس معها بسهولة ويفتحها. يمكنك أن تطلب بسهولة من المتطوعين أو أشخاص عشوائيين مشاركة بعض الأفكار حول سبب تصويتهم على خيار معين. أيضًا في الأدوات التي تختارها ، يمكنك دائمًا التحقق من عدد الأشخاص الذين كانوا نشطين بالفعل وأكملوا المهمة. اصنع جناحًا. لنفترض أنك فضولي بشأن تجربة الأشخاص في هذا الموضوع وستطلب من أشخاص عشوائيين في غضون بضع دقائق. دعهم يفكرون بقصصهم أو إجاباتهم. وفي الوقت نفسه ، أنت تشارك قصتك. يمكنك أيضًا تقديم هذه المهمة قبل الاستراحة ، مطالبة الناس بمشاركة تجاربهم عندما يعودون من الاستراحة. اترك لهم بعض الوقت ليشعروا بالراحة للتحدث.
  • المساعدة في كل شيء آخر - يمكنك تشجيع الأشخاص بنشاط على مساعدة بعضهم البعض في الدردشة إذا كان لدى شخص ما مشكلة أو سؤال ، فلا تتردد في طرح السؤال أو حتى الرد.
  • تحديد الخطوات التالية - في نهاية نتائج ورشة العمل والخطوات التالية حاسمة. دع المشاركين يقررون الحلول الأفضل لتنفيذها. ما هي الفرق التي يجب أن تجربها بالفعل ، أو تستخدم النموذج الأولي ، أو تمضي قدمًا؟
  • شريك المساءلة - في حالة سلسلة من ورش العمل ، من الجيد أن تطلب من المشاركين اختيار شريك المساءلة الذي سيسألهم بانتظام عما فعلوه للمضي قدمًا في الأنشطة وتحقيق المعالم المخطط لها.
  • لخص النتيجة أو الخطوات التالية. أعد تحديد الأهداف ، وأظهر الرحلة التي مرت بها المجموعة لبناء شيء يمكنهم من خلاله تحقيق النتيجة المستهدفة. اعرض هذا الملخص أو النتيجة بشكل مرئي إما على نقاط نقطية على شريحة أو على السبورة. أرسله إلى المشاركين في نهاية الجلسة مع ملاحظة شكر كريمة.
too يمكنك أيضًا إحداث فرق ما دمت مواكبةً وإظهار مثال للآخرين.

الموارد وقراءة أخرى أو مشاهدة:

  • الرواد: إدارة برنامج الابتكار المفتوح عن بعد
  • ميرو: كيفية تشغيل ورشة عمل عن بعد
  • AJ & Smart: Remote Design Sprint - مناقشة مع لجنة خبراء